CONTADURÍA PUBLICA – INF. II

Introducción a Excel 2007.

Microsoft Office Excel 2007 es un sistema que se utiliza para organizar, dar formato y analizar datos.

Principio del formulario

Final del formulario

Iniciar Excel 2007

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007.

Clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, Microsoft Office y clic sobre  Microsoft Excel.

Hacer clic en el botón cerrar  , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

Elementos principales del Interfaz de Excel

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO

TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN     FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN     FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN     FLECHA IZQUIERDA o  INICIO
Última celda de la fila activa FIN     FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas:

Movimiento rápido en el libro

Métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo: como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas.

Para introducir el valor en la celda utilizar cualquiera de los tres métodos:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Cuando queremos cancelar la validacion de la informacion sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas.

 

 Inserción de datos usando Auto rellenar

Se pueden rellenar de dos formas los valores, insertando el mismo valor a todas las celdas, o bien hacer una serie de números o cronológica, todo esto desde el comando Series… del comando Rellenar.

 

Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda de las siguientes formas:

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede utilizar la tecla Retroceso.  No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionar la celda, pulsamos la tecla F2 o ir directamente a la barra de fórmulas.

 

Tipos de datos

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc… En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

 

Errores en los datos

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón o rechazar utilizando el botón No.

 Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: .

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

Selección de celdas

Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación.

La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: .

Selección de una celda

Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda.

Selección de un rango de celdas

Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda.

 

Selección de una columna

Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar.

Selección de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila.

Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.

Ampliar o reducir una selección

Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.

Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.

Observa como el puntero del ratón se transforma en .

Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango.

Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Utilizar la combinación de teclado CTRL + C.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.

Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio y selecciona Pegado especial.

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quiera realizar:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Mover celdas utilizando el Portapapeles

La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados.

Utiliza  la combinación de teclado CTRL + X.

continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas y utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas.

Mover celdas utilizando el ratón

Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a mover.

Situarse sobre un borde de la selección.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango.

 

Borrar celdas

Ir a la pestaña Inicio.

Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú.

Seleccionar una de las opciones disponibles entre:

Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

 

Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios.

Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda: Seleccionar la celda a borrar. Pulsar la tecla SUPR

Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.

Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.

Elegir la opción Insertar filas de hoja.

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.

Insertar columnas en una hoja

Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.

Elegir la opción Insertar columnas de hoja.

Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a añadir.

Insertar celdas en una hoja

En ocasiones, lo que nos interesa únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.

Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas.

Seleccionar el menú Insertar. Hacer clic sobre la flecha para ampliar el menú. Elegir la opción Insertar celdas…

Elegir la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección. Hacer clic sobre Aceptar.

Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía ya que se eliminan las del final de la hoja.

Insertar hojas en un libro de trabajo

Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más. El número de hojas puede variar de 1 a 255.

Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Insertar.

Eligir la opción Insertar hoja.

Eliminar filas y columnas de una hoja

Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:  Seleccionar las filas a eliminar o selecciona las columnas a eliminar.

Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.  Eligir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.

Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o columnas, seguirá habiendo 1048576 filas y 16384 columnas.

 

Cálculo de  datos en Microsoft Excel.

Fórmulas y Funciones.

Una formula en Excel es un conjunto de operandos (valores constantes, referencias a celdas, formulas, etc.) con operadores (signo + , -, *, / y ^) o una combinación de operadores, operandos y funciones predefinidas que nos permiten calcular datos.

Introducir Fórmulas y Funciones

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis de cualquier función es:

nombre_función(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

– Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

– Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

– Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

– Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

Insertar función con el asistente

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda.

Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones…

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:

Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones

Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) .

Published in: on junio 25, 2011 at 6:56 pm  Comments (2)  

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2 comentariosDeja un comentario

  1. Microsoft Excel

    Es un programa que esta compuesto por filas y columnas, las cuales dan origen a las celdas qu estas a su vez estan denominadas por las letras del abecedario y numeros(A…Z A….B2).
    Las fiilas son las lineas horizontales que se identifican con numeros y las columnas en forma vertical con letras.

    Es un programa que sirve para analizar, guardar, o registrar datos
    tambien sirve para realizar tablas, este programa ayuda por ejemplo
    para registrar las actividades de un negocio.
    Porque podemos calucular atravez de formulas que se insertan en las celdas de excel por ejemplo las sumas de cantidades, multiplicacion o division.
    Tambien nos dicen en este capitulo nos dicen como debemos insertar las formulas en las celdas, nos dice como debemos copiar y borrar una celda. como agregamos una fila o columna a una hoja de calculo

  2. Me parece una compilacion de datos muy interesante ya que habla de las funcionalidades de una de las partes importantes de Microsoft Office.
    Microsoft Excel es una herramienta que nos sirve para realizar tablas, ademas de crear diferentes tipos de inventarios utilizando formulas matematicas para facilitar el trabajo de oficina y el mercantil.
    Algunas de las funciones que nos ayudan a generar este trabajo son:
    Primero que nada debemos saber como iniciar Excel, el primer paso es dar clic en el menu Inicio, despues en la opcion Todos los Programas seleccionar Microsoft Office y sobre esta pestaña dar clic en Excel.
    Una vez abierta la venta de Excel podemos empezar a trabajar sobre ella, en la Barra de podemos encontrar las pestañas que nos indican en que libro estamos trabajando, ya que podemos estar trabajando sobre varios libros que a su vez contienen diferentes hojas sobre las cuales podemos encontrar infinidad de tablas sobre las que laborar, una vez establecida la hoja sobre la que queremos trabajar podemos empezar a introducir datos lo cual se puede realizar con solo validar datos sobre la celda en la que queremos introducir valores, este tipo de datos reciben al nombre de “Valores Constantes” y pueden ser un Numero, Fecha o Texto, tambien hay datos llamados Formulas los cuales consisten en la mezcla de diferentes valores constantes, dicha formula se debe escribir en la Barra de Formulas y siempre debe comenzar con el signo “=”.
    Para seleccionar las celdas basta con hacel clic sobre la celda o en su defecto sobre la primer celda y arrastar el mouse hasta la ultima celda que se desee selecionar, para seleccionar una columna solo se posiciona el cursor sobre el inicio de la columna y se presiona un clic, la misma accion se ejecuta para las filas. Para borrar una celda tendremos que desplazarnos hacia el menu Inicio, seleccionar la opcion Borrar y en el submenu consecuente seleccionar la opcion que se quiera realizar Borrar Todo, Borrar Formato o Borrar Contenido.
    Para añadir una fila debemos selecionar la fila sobre la que se quiere añadir una nueva, seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio, elegir la opción Insertar filas de hoja y listo tendremos una fila nueva entre las que ya estabam automaticamente la numeracion se recorrera un numero, para insertar una columna, debemos seguir las mismas reglas solo que ahora debemos seleccionar insertar columnas de hoja, ahora bien para insertar celdas en una hoja, debemos seleccionar las celdas sobre las que se quiere añadir nuevas celdas,sobre el menú Insertar hacer clic sobre la flecha para ampliar el menú y elegir la opción Insertar celdas y despues clic sobre Aceptar; para eliminar filas y, o columnas debemos seleccionar dichas filas y, o columnas y en el menu Eliminar de la pestaña Inicio tendremos que hacer clic sobre Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja segun sea el caso.
    Para introducir Formulas y Funciones, se debe de seguir la siguiente sintaxis: nombre_función(argumento1;argumento2;…;argumentoN). Una formula es un conjunto de operandos (valores constantes, referencias a celdas, formulas, etc.) con operadores (signo + , -, *, / y ^) o una combinación de operadores, operandos y funciones predefinidas que nos permiten calcular datos.

    Des esta forma se presenta aqui una forma basica de como manejar Microsoft Office Excel


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